Laatst bijgewerkt: augustus 2026
Kiwanis Kerkrade-Landgraaf hecht waarde aan een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. In deze verklaring leest u welke gegevens wij via deze website verwerken, waarom, en welke rechten u heeft. Vragen? Mail ons via info@kiwaniskerkradelandgraaf.nl.
Welke gegevens wij verwerken
Bij aanmelding voor een evenement
Naam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), aantal deelnemers of teams, gekozen starttijd, eventuele dieetwensen of allergieën, en uw opmerkingen. Daarnaast registreren wij de betaalstatus van uw aanmelding.
Wij gebruiken deze gegevens om uw deelname te organiseren: bevestiging en praktische informatie sturen, de deelnemerslijst voor de dag zelf, en de financiële afhandeling. Dieetwensen delen wij uitsluitend met de horeca of locaties die de hapjes verzorgen, zonder uw naam waar dat kan.
Bij een sponsoraanvraag
Bedrijfsnaam of gewenste naamsvermelding, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, website en uw opmerkingen. Bevestigde sponsors worden met naam (en eventueel logo en website) vermeld op de sponsorpagina van het betreffende evenement; dat is onderdeel van de sponsorafspraak.
Bij uitnodigingen
Van relaties van de club bewaren wij naam, e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam en de groep waartoe zij behoren, om hen per e-mail te kunnen uitnodigen voor onze evenementen. In elke uitnodiging staat een afmeldmogelijkheid; na afmelding ontvangt u voor dat evenement geen herinneringen meer. Wilt u helemaal geen uitnodigingen meer ontvangen, mail ons dan.
Van leden
Voor de ledenadministratie verwerken wij naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, datum van aanvang lidmaatschap, functie binnen de club en de contributie-administratie. De geboortedatum gebruiken wij alleen binnen de club (verjaardagen). Leden hebben een eigen inlog waarmee zij hun contactgegevens kunnen inzien en bijwerken.
Waarom wij deze gegevens mogen verwerken
- Uitvoering van de overeenkomst: uw aanmelding, sponsoring of lidmaatschap.
- Wettelijke verplichting: de financiële administratie (waaronder betalingen en facturen) bewaren wij conform de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
- Gerechtvaardigd belang: het uitnodigen van bestaande relaties voor onze evenementen, met altijd een afmeldmogelijkheid.
Hoe lang wij gegevens bewaren
- Aanmeldingen tot na afloop van het evenement; financiële gegevens zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
- Sponsors voor de duur van de sponsorrelatie; financiële gegevens zeven jaar.
- Genodigden totdat u zich afmeldt of de relatie eindigt.
- Leden voor de duur van het lidmaatschap; daarna alleen wat wettelijk bewaard moet blijven.
Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen geen gegevens en delen ze alleen met partijen die nodig zijn om de website en onze evenementen te laten werken:
- Hosting de website draait op een server van TransIP in Nederland.
- Betalingen online betalingen verlopen via een betaalprovider (iDEAL); wij zien geen bankgegevens, alleen of er betaald is.
- E-mail onze e-mail verloopt via Microsoft 365.
- Locaties alleen dieetwensen en deelnemersaantallen, voor zover nodig voor de catering.
Cookies
Deze website gebruikt uitsluitend een functionele sessiecookie die nodig is om in te loggen (beheer en ledenportaal). Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analysecookies van derden.
Beveiliging
De verbinding met deze website is versleuteld (https). Gegevens zijn alleen toegankelijk voor bestuursleden die ze voor hun taak nodig hebben, en er worden dagelijks back-ups gemaakt.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen, en om bezwaar te maken tegen een verwerking. Mail daarvoor naar info@kiwaniskerkradelandgraaf.nl; wij reageren binnen vier weken. Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.